Bagan
Alir Dokumen dan Diagram Arus Data berdasarkan Account Payable System dalam
Aktivitas Siklus
Pengeluaran Kas
A.
Aktivitas
Memesan Barang
Prosedur Pemesanan Barang Dalam Siklus Pengeluaran
· Bagian gudang memulai proses pengadaan
barang gudang dengan membuat surat permintaan pembelian dua rangkap. Kebutuhan
barang didasarkan pada perhitungan economic order quantity (EOQ) dan
titik pesan ulang (reorder point). Untuk barang non gudang, surat
permintaan pembelian berasal dari setiap bagian yang membutuhkan barang. Surat
permintaan pembelian dibuat dua rangkap, rangkap pertama dokumen permintaan pembelian
dikirim ke bagian pembelian.
·
Berdasarkan dokumen permintaan barang,
bagian pembelian memilih pemasok dari arsip pemasok dan membuat surat
permintaan penawaran harga kemudian mengirimkannya ke pemasok yang dituju.
Kemudian bagian pembelian akan menerima surat penawaran harga dari pemasok.
Berdasarkan surat penawaran, bagian pembelian membuat perbandingan harga.
· Apabila sudah diperoleh harga kompetitif
dari pemasok yang sudah dipilih, bagian pembelian akan membuat surat order
pembelian rangkap enam. Rangkap pertama dikirim ke pemasok, rangkap kedua di
kirim ke bagian penerimaan, rangkap ketiga di kirim ke bagian utang, rangkap
keempat dikirim ke bagian gudang,
rangkap kelima beserta surat perbandingan harga, surat penawaran harga, dan
surat permintaan penawaran harga di arsip sementara berdasarkan tanggal,
rangkap keenam akan diarsip permanen berdasarkan abjad.
· Surat order pembelian yang di kirim ke
bagian gudang diarsip sementara berdasarkan number beserta surat permintaan
pembelian rangkap kedua.
Bagan Alir Aktivitas Memesan Barang
Diagram Arus Data Memesan Barang
B. Aktivitas Menerima dan Menyimpan
Barang
Prosedur
Menerima dan Menyimpan Barang
· Bagian penerimaan menerima SOP dari
bagian pembelian, dan menerima barang dari pemasok yang disertai dengan surat
pengantar. Selanjutnya bagian penerimaan memeriksa dan menghitung barang yang
dikirim. Bagian penerimaan membuat laporan penerimaan barang rangkap tiga
setelah memeriksa barang. Rangkap pertama di kirim ke bagian gudang beserta barang
kemudian bagian gudang mencatat ke dalam kartu gudang selanjutnya diarsipkan
berdasarkan tanggal, rangkap kedua di kirim ke bagian pembelian, rangkap ketiga
diarsip permananent berdasarkan number beserta surat order pembelian dan surat
pengantar.
· Bagian pembelian menerima faktur dari
pemasok, memeriksa faktur tersebut selanjutnya mengirim faktur tersebut ke
bagian jurnal. Laporan penerimaan barang yang di terima dari bagian penerimaan,
bagian pembelian mencatat tanggal penerimaan pada surat order pembelian yang di
arsip pada saat memesan barang. Selanjutnya mengirim laporan penerimaan barang
tersebut ke bagian utang.
· Bagian jurnal menerima faktur dan
mencatat faktur tersebut ke dalam jurnal pembelian. Setelah menjurnal faktur
tersebut dikirim ke bagian utang agar
bagian utang mencatat ke dalam kartu utang. Selanjutnya faktur yang
sudah dicatat beserta laporan penerimaan barang di arsip sementara berdasarkan
tanggal.
Bagan Alir Aktivitas Menerima dan Menyimpan Barang
Diagram Arus Data Aktivitas menyimpan Barang
C.
Aktivitas
Menyetujui dan Membayar Faktur
Prosedur Menyetujui dan Membayar Faktur :
· Bagian utang menyetujui faktur dari
vendor yang akan dibayar, kemudain mengirim faktur tersebut ke bagian kasa
agar bagian kasa mengisi cek dan meminta
otorisasi atas cek, cek yang sudah dibuat dikirim ke vendor (kreditur)
sedangkan faktur dan bukti pendukung di kirim ke bagian jurnal
·
Bagian jurnal akan mencatat transaksi
atas faktur tersebut ke dalam jurnal pengeluaran kas kemudian mengirim faktur
dan bukti pendukung ke bagian utang agar bagian utang mencatat ke dalam kartu
utang untuk memperbarui saldo utang, selanjutnya faktur dan dokumen tersebut
diarsip sementara berdasarkan number.
Bagan Alir Aktivitas Menyetujui dan Membayar Faktur
Diagram Arus Data Menyetujui dan Membayar Faktur
Sumber : Marshall B Romney (Accounting Information System)
Mulyadi (Sistem Akuntansi)
